লেখকঃ বাহারিন আক্তার অন্তরা

সময় আমাদের জীবনের সাথে গভীরভাবে সম্পর্কিত। সময় হচ্ছে বহমান স্রোতের মতো। এই বহমান স্রোতের যথাযত ব্যবহার করেই নিজের জীবনকে সঠিক পথে পরিচালন করাকেই বলা হয় টাইম ম্যানেজমেন্ট।

কেনো টাইম ম্যানেজমেন্ট  গুরুত্বপূর্ন?

সময়ের সঠিক ব্যবহার করেই যেমন সফলতা অর্জন করা যায়, ঠিক তেমনি সময়ের যথাযথ ব্যবহার না করলেও মানুষের জীবনে নানারকমের অনিয়ম, বিশৃঙ্খতার সৃষ্টি হয়। সহজভাবে বলতে গেলে, একজন মুয়াজ্জিন প্রতিদিন নিয়ম করে ঠিক সময়ে যদি আযান না দিত তবে মুসল্লিদের নামাজের ক্ষেত্রে অনিয়ম হয়ে যেতো। ঠিক তেমনি আমাদের জীবনে যদি যথাযত টাইম ম্যানেজমেন্ট না থাকে তাহলে এমনই অনিয়ম দেখা দিবে। তাই সময় ব্যবস্থাপনা একটি গুরুত্বপূর্ণ চাবিকাঠি হওয়ার প্রধান কারণগুলো হলো:

১. লক্ষ্য অর্জন

লক্ষ্য অর্জন এর জন্য টাইম ম্যানেজমেন্ট জরুরি।

কোনো একটি কাজ সময় মতো শেষ করার জন্য সেই কাজ সময় অনুযায়ী ভাগ করে নিতে হয়। সেই টাইম অনুযায়ী কাজগুলো ভাগে ভাগে সম্পূর্ণ করলে সময় মতো কাজটি শেষ হয়। ফলে সহজেই লক্ষ্য অর্জন করা সম্ভব হয়।

২. তুলনামূলক সময় কম লাগে

সময় অনুযায়ী কাজগুলোকে ভাগ করে নিলে কাজ করতে সময়ও কম লাগে এবং সময়ের কাজ সময় করা যায়।

   উদাহরণস্বরূপ, পরীক্ষার জন্য পূর্ব থেকে প্রস্তুতি নিয়ে রাখা হয় তবে পরীক্ষার আগে কোনো পড়া জমে যায় না। আগের পড়াগুলোই রিভিশন দিয়ে পরীক্ষার দেওয়া যায়। ফলে পড়াগুলো শেষ করতেও বেশি সময় লাগে না এবং পরীক্ষার আগেই সব পড়া কভার করা যায়।

৩. চাপ কমে

টাইম ম্যানেজমেন্ট করে কাজ করার ফলে কাজ গুলো করার সময় সহজেই তা করা যায়। এবং কাজগুলো পরর্বতীতে জমা হয় না।ফলে চাপ কমে।

   উদাহরণস্বরূপ বলা যায়, পরদিনের পোশাক, টিফিনের মেনু বা অফিসের ব্যাগ আগের রাতে গুছিয়ে রাখলে সকালে অনেকটা সময় হাতে থাকে। শান্তভাবে তৈরি হওয়া যায়, জলদি বের হওয়া যায় এবং দিনের শুরুটা হয় চাপমুক্ত।

৪. ধারাবাহিকতা রক্ষা হয়

টাইম ম্যানেজমেন্ট বা সময় ব্যবস্থাপনার মূল উদ্দেশ্যগুলির মধ্যে একটি হলো কাজের ধারাবাহিকতা বজায় রাখা। রুটিনমাফিক ওকাজ করার মাধ্যমেই এটি সম্ভব হয়।

   উদাহরণস্বরূপ, একটি রিপোর্ট তৈরীর জন্য প্রথমে বড় রিপোর্টটিকে ছোট ছোট ভাগে (যেমন: তথ্য সংগ্রহ, খসড়া লেখা, সম্পাদনা) ভাগ করে নেওয়া হলো এবং প্রতিদিনের রুটিনে ১ ঘণ্টা করে বরাদ্দ করা হলো। 

ফলে –

• প্রতিদিন ১ ঘণ্টা করে কাজ করায় মাসের শেষে পুরো রিপোর্টটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়ে যায়।

• কাজের মান ভালো হয়, কারণ আপনি প্রতিটি অংশে যথেষ্ট সময় দিতে পারেন।

• শেষ মুহূর্তে কোনো চাপ তৈরি হয় না এবং নিয়মিত অগ্রগতির ফলে কাজের ধারাবাহিকতা বজায় থাকে।

৫. বিনোদনের জন্য সময় পাওয়া যায়

টাইম ম্যানেজমেন্ট করে যথাযত সময়ে কাজ সম্পাদন করার ফলে অবসর সময় ও বের করে নেওয়া যায়।কাজের সময়ের সঠিক ব্যবহারের ফলে ব্যক্তিগত জীবন, পরিবার, বন্ধু এবং শখের জন্য যথেষ্ট সময় বের করা সম্ভব হয়। এটি সামগ্রিক জীবনকে আরও সন্তোষজনক ও পরিপূর্ণ করে তোলে।

৬. নতুন অনেক কিছু শেখা যায়

শিক্ষা জীবনটা হচ্ছে আমাদের শেখার জীবন। তাই এই সময়টায় কিভাবে সফল হওয়া যায় সেই উপায় খুঁজতে গিয়ে শিক্ষার্থীরা নতুন নতুন বিষয় সম্পর্কে শিখতে পারে। যেমন: কম্পিউটার স্কিল, বিজ্ঞান সম্পর্কে জ্ঞান লাভ, বিভিন্ন ধরনের বই পড়া, স্কিল ডেভেলপমেন্ট ইত্যাদি। এ সম্পর্কে বেঞ্জামিন ফ্র্যাঙ্কলিন (Benjamin Franklin) বলেন:

“তুমি যদি জীবনকে ভালোবাসো, তবে সময় নষ্ট করো না, কারণ জীবন সময়ের সমষ্টি।” তাই সময় এর যথাযত ব্যবহার ভবিষ্যৎ জীবনকে সফল ও সুন্দর করে দেয়।

কিভাবে টাইম ম্যানেজমেন্ট করা যায়?

টাইম ম্যানেজ বা সময় ব্যবস্থাপনা হচ্ছে সময় অনুযায়ী কাজ ভাগ করে ধাপে ধাপে কাজ গুলো শেষ করা।নিম্নে টাইম ম্যানেজমেন্ট করার কিছু উপায় তুলে ধরা হলো –

১. তালিকা তৈরি করা

সময় মতো কাজ করার জন্য একদিন বা এক সপ্তাহের একটি রুটিন বানানো যায়। এতে সময় অনুযায়ী বিভিন্ন কাজ কে ভাগ করা যায়।

• ব্যক্তির নিজেই নিজের সুবিধা মতো একদিন বা এক সপ্তাহের একটি কাজের রুটিন তৈরি করবে।
• রুটিন অনুযায়ী সে প্রতেকটি কাজ ধাপে ধাপে সম্পন্ন করবে।

২.সময়সীমা নির্ধারণ

প্রত্যেকটি কাজ কে নির্দিষ্ট সময় অনুযায়ী ভাগ করতে হবে। এবং লক্ষ্য রাখতে হবে কাজটি যেনো ঠিক সময়ে মতো শেষ করা যায়।

• কাজটি করতে কতটুকু সময় লাগবে সেটা অনুমান করতে হবে।
• অনুমান অনুযায়ী কাজটির সময় নির্ধারণ করতে হবে।
• সঠিক সময়ে কাজ শুরু করতে হবে।
• এতে করে নির্ধারিত সময় অনুযায়ী কাজটি শেষ করা যাবে।

৩.অগ্রাধিকার নির্ধারণ

রুটিন সাজানোর সময় ব্যক্তির কাজের অগ্রাধিকার অনুযায়ী কাজটি সাজাতে হবে। অর্থাৎ, যে কাজটি আগে করা দরকার সেটিকে আগে রাখতে হবে। এবং যে কাজটি একটু কম গুরুত্বপূর্ণ সেটিকে পরে রাখলেও চলবে।

• অগ্রাধিকার অনুযায়ী অতি গুরুত্বপূর্ণ কাজকে তালিকার সামনের দিকে রাখতে হবে। যাতে সময় অনুযায়ী কাজটি শেষ হয়ে
• এরপর ধারাবাহিক ভাবে যে কাজটি একটু কম গুরুত্বপূর্ণ সেটি সময় অনুযায়ী পরের দিকে রাখতে হবে।

৪. ফ্রগ খাওয়ায় পদ্ধতি

এটি একটি উৎপাদনশীলতা কৌশল, যেখানে দিনের শুরুতে সবচেয়ে কঠিন এবং গুরুত্বপূর্ণ কাজটি সম্পন্ন করা হয়।

• দিনের সবচেয়ে চ্যালেঞ্জিং কাজটি সবার আগে শেষ করে ফেলা।
• পরবর্তী কম চ্যালেঞ্জিং কাজগুলো সহজ মনে হয়।
• সারাদিনের জন্য একটি ইতিবাচক মানসিকতা তৈরি হয়।
• মনযোগ বৃদ্ধিতে সাহায্য করে।

৫.মাল্টিটাস্কিং এড়িয়ে চলা

একসাথে অনেকগুলো কাজ করা যাবে না। এক সময় শুধু একটা কাজই করতে হবে। যেমন: পড়াশুনোর সময় একই সাথে পড়া ও একই সাথে টেক্সটিং বা স্ক্রলিং করা উচিত নয়। এতে কোনো কাজই ঠিক মতো হয় না।

• একটি কাজ এই মনোযোগ দিতে হবে।
• এতে মস্তিষ্ক সেই কাজের জন্য দ্রুত কাজ করতে পারবে।
• চাপ ছাড়া কাজটি সম্পন্ন করা যাবে।
• নির্ভুলভাবে কাজটি শেষ হবে।

৬. বিরতি নেওয়া

সময় অনুযায়ী কাজ করার পাশাপাশি বিরতির ও প্রয়োজন আছে। মানসিক চাপ ও ক্লান্তি হ্রাস, মনোযোগ ও সৃজনশীলতা বৃদ্ধি পায়।

• কাজটিতে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা কমে।
• একঘেয়েমিতা হ্রাস পায়।
• মস্তিষ্ক আরও ভালো ভাবে কাজটি করতে পারে।

৭. পরিকল্পনা পর্যালোচনা ও মূল্যায়ন

কাজ শেষে কাজগুলো ঠিক ভাবে হয়েছে কিনা বা রুটিন পরিবর্তন আনা জরুরি কিনা সেই দিক পর্যালোচনা করতে হবে।

• কাজের অগ্রগতি মূল্যায়ন।
• সময় ব্যবস্থাপনার কৌশলগুলো পর্যালোচনা।
• প্রয়োজন হলে তালিকাতে পরিবর্তন আনা।

টাইম ম্যানেজমেন্ট না করে কাজ করলে কী কী অসুবিধা হতে পারে?

টাইম ম্যানেজমেন্ট বা সময় ব্যবস্থাপনা ছাড়া কাজ করলে ব্যক্তিগত ও পেশাগত জীবনে মারাত্মক নেতিবাচক প্রভাব পড়ে। প্রধান অসুবিধাগুলো হলো:

১.সময়মতো লক্ষ অর্জন সম্ভব হয় না

কোনো ব্যক্তি যদি টাইম ম্যানেজমেন্ট না করে অবসর সময় কাটায় অথবা কাজটি পরে করার জন্য রেখে দেয়, কোনো রুটিন অনুসরণ না করে তবে সময় মতো লক্ষ অর্জন করা সম্ভব হয় না।

   উদাহরণস্বরূপ,‘company X’ তাদের ইন্টার্নদের প্রত্যেক সপ্তাহে ৫টি আর্টিকেল জমা দেওয়ার নির্দেশ দিয়েছে। কিন্তু ইন্টার্ন যদি যে দিনের আর্টিকেল সেদিন শেষ না করে সপ্তাহ শেষ এর জন্য বসে থাকে তাহলে দেখা যাবে এক সাথে এতগুলো লিখা লিখতে যেয়ে সে ঠিক সময়ে তার কাজ জমা দিতে পারবে না। ফলে সে তার লক্ষ থেকে বিচ্যুত হয়ে পরবে।

২. তুলনামূলক সময় বেশি লাগে

টাইম ম্যানেজমেন্ট না করে কোনো কাজ যদি একসাথে করা হয় তাহলে ভাগে ভাগে কাজ করার চেয়ে একসাথে কাজটি সম্পন্ন করতে সময় বেশি লাগে।

   উদাহরণস্বরূপ, যে পরিহিত কাপড় যদি সেদিন ই পরিষ্কার করে না করে একসাথে অনেকগুলো জমা করা হয় তাহলে সময় বেশি দিয়ে সেগুলো পরিষ্কার করতে হয়। এতে করে সময়ের অপচয় হয়।

৩. মানসিক চাপ সৃষ্টি হয়

যদি টাইম ম্যানেজমেন্ট না করে কোনো কাজ করা হলে শেষ সময় যেয়ে তার মানসিক চাপ এর সৃষ্টি হয়।

   উদাহরণস্বরূপ, যদি পরীক্ষার আগের রাতের জন্য সব পড়া জমিয়ে রাখা হয় তাহলে সবগুলো পড়া একসাথে শেষ করতে গেলে মানসিক চাপের সৃষ্টি হয়, পাশাপাশি পড়া মনে রাখতেও বেগ পেতে হয়।

৪. ভবিষ্যৎ জীবনের জন্য হতাশার সৃষ্টি করে

যদি আমরা সময়ের উপযুক্ত ব্যবহার না করে সবসময় অবহেলা করি, শেখার বয়সে যদি স্ক্রলিং, গেমিং, আড্ডা ইত্যাদিতে কাটিয়ে দেই তাহলে ভবিষ্যতে আমাদের জীবন নিয়ে অনেক সমস্যার সম্মুখীন হতে হবে। তখন হারানো সময় নিয়ে  আফসোস করা ছাড়া আর কোনো পথ থাকবে না।

এ সম্পর্কে চার্লস ডারউইন (Charles Darwin) বলেন: “যে ব্যক্তি এক ঘণ্টা সময় নষ্ট করার সাহস করে, সে জীবনের মূল্য আবিষ্কার করতে পারেনি।” তাই জীবনের সঠিক মর্ম বোঝার জন্য টাইম ম্যানেজমেন্ট এর ভূমিকা অনস্বীকার্য।

সময়ের সঠিক ব্যবহার করে সফল হয়েছেন যারা

সময়ের সঠিক ব্যবহার করে জারা সফল হয়েছেন এমন মানুষের সংখ্যা অনেক। তবে এদের মধ্যে দুজনের সফলতা তুলে ধরা হলো:

১. বিল গেটস (Bill Gates)

• সাফল্যের ক্ষেত্র: মাইক্রোসফটের সহ-প্রতিষ্ঠাতা, মানবপ্রেমিক। 
• সময় ব্যবস্থাপনার নীতি: বিল গেটস অত্যন্ত সু শৃঙ্খলভাবে নিজের সময় ভাগ করেন। তিনি তার দিনের প্রতিটি মুহূর্তকে কার্যকরভাবে ব্যবহার করার জন্য পরিচিত। তিনি বিশ্বাস করেন যে, “সিদ্ধান্তহীনতা” (Indecision) হচ্ছে সময়ের সবচেয়ে বড় অপচয়। তিনি দ্রুত ও কার্যকর সিদ্ধান্ত নেওয়ার মাধ্যমে প্রচুর সময় বাঁচান। তিনি “টাইম ব্লকিং” কৌশল ব্যবহার করেন বলে জানা যায়, যেখানে নির্দিষ্ট কাজের জন্য ক্যালেন্ডারে নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ করা থাকে।

২. বেনজামিন ফ্র্যাঙ্কলিন (Benjamin Franklin)

• সাফল্যের ক্ষেত্র: প্রতিষ্ঠাতা জনক (Founding Father), উদ্ভাবক, লেখক।
• সময় ব্যবস্থাপনার নীতি: ফ্র্যাঙ্কলিন ছিলেন সময়ের সদ্ব্যবহারের একজন পথিকৃৎ। তাঁর বিখ্যাত উক্তি, “সময় মানেই অর্থ” (Time is Money), তাঁর জীবনদর্শনের মূলকথা। তিনি একটি কঠোর দৈনিক রুটিন মেনে চলতেন, যেখানে ঘুম, কাজ এবং শেখার জন্য নির্দিষ্ট সময় বরাদ্দ থাকত। তাঁর এই শৃঙ্খলা তাকে এক জীবনে বহুবিধ ক্ষেত্রে অবদান রাখতে সাহায্য করেছে।

এদের মতো সফল ব্যক্তিত্বরাই প্রমাণ করেছেন যে সফলতার মূলমন্তই হচ্ছে সময়ের সঠিক ব্যবস্থাপনা।

উপসংহার

সময় আমাদের জীবনকে গভীরভাবে প্রভাবিত করছে। সময়ের সঠিক মূল্য আমাদেরকে অনুধাবন করতে হবে এবং এর যথাযত ব্যবহার করতে হবে। সময়ের সঠিক ব্যবহারের ফলে জীবন হয়ে উঠবে সফল ও সুন্দর। তাই বলা যায়, টাইম ম্যানেজমেন্টই হচ্ছে সফলতার মূল চাবিকাঠি।

সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর

১. টাইম ম্যানেজমেন্ট কী?

উত্তর: কোনো নির্দিষ্ট কাজ করার জন্য একটি রুটিন তৈরি করে করে কাজটিকে ভাগ করাকে টাইম ম্যানেজমেন্ট বলে।

২. প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য কি টাইম ম্যানেজমেন্ট জরুরী?

উত্তর: হ্যাঁ। জীবনে চলার পথে প্রত্যেক ব্যক্তির জন্যই টাইম ম্যানেজমেন্ট জরুরী। শিক্ষার্থী, গৃহিণী, শিক্ষক, অফিসের কর্মচারী এমনকি সাধারণ একজন ব্যক্তির জন্যও টাইম ম্যানেজমেন্ট অতি গুরুত্বপূর্ণ।

৩. টাইম ম্যানেজমেন্ট এর কারণে কি কাজে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা কমে?

উত্তর: হ্যাঁ। টাইম ম্যানেজ করে একটি কাজ করার ফলে কাজটি ধাপে ধাপে সম্পন্ন করা হয়। যাতে করে কাজে ভুল হওয়ার সম্ভাবনা অনেকটাই কমে আসে।

৪. টাইম ম্যানেজমেন্ট করে কি কাজটি সময়ের আগে শেষ করা সম্ভব?

উত্তর: হ্যাঁ। কাজটি যদি পরে করার জন্য ফেলে না রেখে টাইম ম্যানেজ করে করা হয় তাহলে কাজটি সময়ের আগেই শেষ করা সম্ভব।

৫. ব্যক্তিগত জীবন ছাড়াও কি টাইম ম্যানেজমেন্ট এর ব্যবহার অন্য ক্ষেত্রে দেখা যায়?

উত্তর: অবশ্যই। বর্তমানে বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান যেমন: কর্মস্থল, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, সরকারি কাজ প্রভৃতি জীবনে চলার ক্ষেত্রে প্রতেকটি পদক্ষেপে টাইম ম্যানেজমেন্ট এর ব্যবহার লক্ষ্য করা যায়।

৬. টাইম ম্যানেজমেন্ট কী সফলতা এনে দিতে সক্ষম?

উত্তর: যখন একজন ব্যক্তি তার সময়টাকে অযথা নষ্ট না করে তার যথাযথ ব্যবহার করে তখন অবশ্যই টাইম ম্যানেজমেন্ট তাকে সফলতা এনে দেয়।

৭. কাজ জমিয়ে রাখা কীভাবে দূর করা যায়?

উত্তর: টাইম ম্যানেজমেন্ট করে কাজের একটি তালিকা তৈরি করা হয়। তারপর সময় অনুযায়ী ধাপে ধাপে কাজগুলো সম্পাদন করার মাধ্যমে কাজ জমিয়ে রাখা দূর করা সম্ভব।